業務棚卸しとは？AI導入で試す候補業務を比較できる形にする作業

AI導入の話が社内で出たとき、最初に候補に上がるのは、日々くり返している仕事や、手間のかかる作業かもしれません。

ただ、業務名だけを並べても、どの仕事から試すかは比べにくいものです。入力する情報、確認する人、誤りが出たときの影響まで、仕事ごとに違うためです。

この記事では、AIで試す候補業務を比較できる形にするための業務棚卸しを解説します。ツール選びや導入効果ではなく、候補を整理する前の作業に絞ります。

業務棚卸しとは何をする作業か

本記事でいう業務棚卸しは、AI導入でどの業務から試すかを決める前に、候補業務を比較できる形で書き出す作業です。業務名だけでなく、作業の流れ、扱う情報、確認する人をそろえて見ます。

総務省の「自治体におけるRPA導入ガイドブック」は、自治体のRPA導入で候補業務を選ぶ際、業務棚卸しをして判断材料を明らかにする方法を説明しています。

同資料の対象は自治体におけるRPA導入です。生成AIを使う民間企業に同じ手順がそのまま当てはまるとは、資料には書かれていません。

RPAの説明とAIへの提案を分けて考える

RPAは、決められた手順に沿うパソコン操作を自動化する仕組みとして説明されています。総務省資料の判断材料には、処理件数、頻度、繁忙期、業務時間、入力情報の内容や形式などが挙げられています。

AI導入では、こうした項目を候補業務の比較に使うことを本記事では提案します。ただし、AIがその業務に使えるか、最初に試すべきかを、この項目だけで決めるものではありません。

AI導入ではどこまで棚卸しすればよいか

最初から会社の全業務を細かく書き切る必要はありません。本記事の射程は、AIで試す候補を比べられる状態にするところまでです。

たとえば「問い合わせ対応」では広すぎる場合があります。「問い合わせ内容を分類する」「回答案を下書きする」のように、入力と出力を説明できる作業単位へ分けると比べやすくなります。

業務全体ではなく作業単位で見る

業務全体の中には、判断、確認、記録、連絡など複数の作業が混ざることがあります。AIを検討する候補は、どの部分を補助してほしいのかが分かる単位で書き出します。

この段階で、AIに任せる範囲を決める必要はありません。まずは、人が何を受け取り、何を作り、次に誰へ渡すかが分かるようにします。

詳しく書きすぎないことも大切

総務省資料は、業務の流れを可視化する際、最初から細かくしすぎず、段階的に詳細化する考え方を示しています。これは自治体のRPA導入についての説明です。

この総務省資料の考え方を踏まえ、本記事では、AI導入の候補整理でも最初は比較に必要な情報に絞る方法を提案します。画面操作や手順をすべて書く前に、候補同士を比べられる情報がそろっているかを確認します。

候補業務を比べるために何を書き出すか

候補業務を同じ形式で並べると、話し合いの前提をそろえやすくなります。次の項目は、本記事がAI導入前の比較用に提案する記録例です。

• 業務名と、どこからどこまでを一つの作業として見るか
• 担当する人や部署、発生する時期、頻度
• 受け取る情報と、作業後に渡すもの
• 今はどのように確認し、誰が次の判断をするか
• 個人情報や非公開情報など、扱う情報の種類
• 利用可否を確認する社内の窓口や、確認が必要な利用条件

入力と出力を短く書く

「何を受け取って、何を作るか」が短く書けると、候補業務の境界が見えます。入力がメール本文なのか、社内文書なのか、顧客情報を含む一覧なのかも、あとで確認する材料になります。

出力も「文書」「分類結果」のように曖昧にせず、次に誰が使うものかまで書くと、確認が必要な場所を話し合いやすくなります。

確認する人と引き渡し先を残す

AIの出力を使う場面では、作業を速くすることだけでなく、誰が内容を確かめるかも候補ごとに異なります。棚卸しでは、今の確認者と次の引き渡し先を記録します。

確認の方法を詳しく決める段階では、承認フローとはも参考になります。この記事では、承認の設計自体ではなく、候補業務に確認があることを見落とさないために記録します。

どの業務から試すかはどう整理するか

棚卸しの後は、候補業務を同じ問いで見比べます。ここでも、本記事の提案として、作業内容、確認の置き方、扱う情報の確認先を並べて整理します。

一つの点数にまとめるより、関係者が違いを説明できる状態を目指します。優先順位は、会社の目的や体制によって変わるためです。

作業内容を比べる

同じような文章整理でも、入力が毎回変わる仕事と、決まった形式の情報を扱う仕事では、確認したい点が変わります。作業の入口と出口、発生頻度、今の手順を並べて見ます。

棚卸しの結果をもとに、入力、処理、確認、出力の流れをさらに考えたい場合は、AIワークフローとはで工程の分け方を確認できます。

確認の置き方を比べる

出力を誰が確認できるか、誤りがあった場合にどこで止めるかは、候補ごとに異なります。棚卸し表では、判断を自動化するかどうかではなく、確認が必要な地点を見えるようにします。

確認する人が決まっていない候補は、すぐに除外するという意味ではありません。先に検討が必要な点として残し、関係者と話す材料にします。

情報の確認先を比べる

扱う情報の種類が違えば、確認する相手も変わります。顧客情報、社外へ出ていない情報、契約に関わる情報などは、候補業務の欄に書き、確認先を空欄にしないようにします。

この欄は、情報を入力してよいと判断する欄ではありません。利用の前に確認が必要なことを、候補比較の段階から共有するための欄です。

会社で使ってよいかはどう確かめるか

業務棚卸しだけで、個別の業務をAIで使ってよいかは判断できません。会社の規程、顧客との約束、利用するサービスの条件などを含めて、会社ごとに確認する必要があります。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用者に対し、提供事業者の利用規約やプライバシーポリシー等を確認し、入力する情報の内容等を踏まえて利用を適切に判断するよう注意喚起しています。

棚卸しで決めずに確認先を残す

棚卸し表には、扱う情報の種類と、確認する相手を書きます。たとえば、社内の利用ルールを管理する部署、情報システムやセキュリティの担当、法務など、実際の社内体制に合わせて確認先を残します。

この記事は、どの確認先が必要かを一律に決めるものではありません。会社で使ってよいか、法的に問題がないか、十分に安全かといった個別の判断も行いません。

資料の対象範囲を確認する

デジタル庁の生成AIリスク対策ガイドブック（α版）は、政府情報システムへの生成AI導入に関わる行政職員を主な対象とする資料です。同ページは内容を今後「行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン」へ統合し、その枠組みで更新すると案内しています。

α版は、行政職員以外にも自社サービスや業務改善の導入検討での参考利用を案内しています。ただし、企業の個別業務に利用できるかを判定する資料として読み替えないことが必要です。

業務棚卸しを次の検討につなげるには

業務棚卸しで目指すのは、候補業務を比べられる状態にすることです。候補が出た後は、作業の工程、確認の方法、関わる人の役割を別々に考えます。

部署をまたいで検討を進める人の役割を考えるときは、社内AIチャンピオンとはも参考になります。誰が候補を集め、誰が確認に参加するかを分けて考えられます。

棚卸しの結果を引き渡す

候補ごとの記録は、次の検討で同じ説明をくり返さないための共通資料になります。業務名、入出力、確認の地点、扱う情報、確認先がそろっていれば、話し合う論点を選びやすくなります。

ここから先に、AIツールを選ぶか、導入効果をどう測るかは、別の検討です。本記事では、候補業務を比較できるところで区切ります。

この記事の出典

• 自治体におけるRPA導入ガイドブック（総務省、2026年9月15日確認）
• 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（個人情報保護委員会、2026年9月15日確認）
• テキスト生成AI利活用におけるリスクへの対策ガイドブック（α版）（デジタル庁、最終更新2025年6月6日、2026年9月15日確認。同ページでは内容を今後「行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン」へ統合し、同ガイドラインの枠組みで更新すると案内）