ChatGPTで業務効率化！今すぐ使えるプロンプト大全

2024.08.27
約5分

カテゴリ

ChatGPT特集

タグ

ChatGPT, 業務改善, プロンプト

ページに広告が含まれる場合があります。

山原慎也

AIリスキル株式会社代表取締役。日本最大級の生成AIメディア「AIツールギャラリー（累計100万PV超）」を運営し、これまでに600以上のAIツールを検証、1000以上の記事を執筆。
大阪を拠点に、法人向けの生成AI顧問や研修、各種生成AIサービスを提供しています。

現代のビジネス環境は急速に進化しており、効率的な業務運営が求められています。そんな中で、AI技術の進化は企業の業務改善において非常に重要な役割を果たすようになりました。

特に、ChatGPTのような言語モデルは、コミュニケーションの円滑化やデータ処理の効率化、さらには文章作成支援など、多岐にわたる業務で効果を発揮しています。

本記事では、ChatGPTを活用した業務効率化の具体的な方法とプロンプトの使い方について解説します。

ChatGPTの導入背景と必要性

まずは、なぜChatGPTが企業において注目されているのか、その背景と必要性を理解しましょう。

技術の進化とビジネスニーズの増加

自然言語処理技術の進歩により、AIは人間と同様の対話能力を持つようになってきました。この進化により、AIはただのツールから、ビジネスパートナーへと変貌を遂げつつあります。業務効率化を求める企業が増加する中で、ChatGPTのような高度な対話モデルが注目されています。

AIの役割：効率化とクオリティ向上

ChatGPTの導入は、企業の業務効率化に大きく貢献します。具体的には、タスクの自動化による時間の短縮や生産性の向上が挙げられます。また、AIが一貫した品質で情報を提供するため、サービスのクオリティも向上します。このような背景から、ChatGPTの活用は今後ますます重要になっていくと考えられます。

ChatGPTとは？

ChatGPTは、人工知能（AI）による自然言語処理技術を用いた会話型モデルです。この技術は、豊富なデータを基にした機械学習アルゴリズムによって、ユーザーの質問やリクエストに対して適切な応答を生成します。

ChatGPTの基本概念

対話能力：人間のような自然な会話を実現。
多様な応答：文脈を理解し、柔軟に応答を生成。

ビジネスシーンでの活用可能性

ChatGPTは、以下のようなビジネスシーンにおいて幅広く活用が期待されます。

コミュニケーションの効率化：チーム内外のやり取りをスムーズにする。
情報提供：迅速な情報検索や回答が可能。
クリエイティブな作業支援：アイデア出しや文章作成をサポート。

このように、ChatGPTは業務改善に寄与する可能性を秘めています。

ChatGPTについてもっと詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。

ChatGPT

効率的な業務改善に向けたプロンプト集

業務改善を実現するためには、具体的なプロンプトを活用することが重要です。

以下に、さまざまな業務シーンにおけるプロンプトの例を示します。

メールの自動返信

メールの自動返信テンプレートは、業務効率化において非常に役立つツールです。ChatGPTを活用することで、迅速かつ適切な返答を行うことが可能になります。

ここでは、基本的な自動返信テンプレートの例を紹介します。

メール自動返信プロンプト例

休暇中の自動返信：

あなたはビジネスのメール対応を担当するAIアシスタントです。以下の内容に基づいて、適切な自動返信メールを作成してください。

1. メールの宛先: [受信者の名前または役職]
2. 受信したメッセージ:
   ---
   [ここに受信したメッセージを挿入してください]
   ---
3. 現在の状況:
   - 休暇中
   - 会議中
   - 営業時間外
   - カスタマーサポート受付
   - 納品遅延

4. 返信の目的:
   - 受信者に現在の状況を知らせる。
   - 受信者のメールを確認したことを通知する。
   - 必要な場合は、代替の連絡方法を提供する。

5. 重要な情報:
   - 返答可能な日時やタイムフレーム
   - 代替の連絡先や担当者
   - 会社の標準的な対応時間

6. メールのトーン:
   - 丁寧でプロフェッショナル
   - 顧客への感謝の意を表す
   - 必要に応じてお詫びの言葉を含める

受信したメッセージに基づき、上記の指示に従って適切な自動返信メールを作成してください。

面接設定に関する自動返信：

あなたは人事部のAIアシスタントです。以下の内容に基づいて、面接設定に関する自動返信メールを作成してください。

1. メールの宛先: [受信者の名前または役職]
2. 受信したメッセージ:
   ---
   [ここに受信したメッセージを挿入してください]
   ---
3. 返信の目的:
   - 面接日時の確認や調整を行う。
   - 面接場所やオンライン会議リンクを提供する。
   - 必要な書類や準備事項を伝える。

4. 重要な情報:
   - 面接の日付と時間
   - 面接の形式（対面またはオンライン）
   - 連絡先情報

5. メールのトーン:
   - 丁寧でフレンドリー
   - 応募者を歓迎する姿勢を示す

受信したメッセージに基づき、上記の指示に従って適切な面接設定に関する自動返信メールを作成してください。

技術サポートの自動返信：

あなたは技術サポートのAIアシスタントです。以下の内容に基づいて、技術サポートに関する自動返信メールを作成してください。

1. メールの宛先: [受信者の名前または役職]
2. 受信したメッセージ:
   ---
   [ここに受信したメッセージを挿入してください]
   ---
3. 返信の目的:
   - 問い合わせを受け付けたことを確認する。
   - 問題解決のための次のステップを案内する。
   - 必要に応じて追加情報の提供を依頼する。

4. 重要な情報:
   - サポートチケット番号（もしあれば）
   - 初期のトラブルシューティング手順
   - 予想される対応時間

5. メールのトーン:
   - 専門的で親切
   - 問題解決に向けた協力的な姿勢を示す

受信したメッセージに基づき、上記の指示に従って適切な技術サポートに関する自動返信メールを作成してください。

自動返信のポイント

明確な情報提供: 休暇や対応時間を明記することで、相手の不安を軽減します。
代替連絡先の提示: 緊急の場合の連絡先を示すことで、よりスムーズな対応が可能です。

このように、ChatGPTを活用して自動返信プロンプトを作成することで、業務のスムーズな運営をサポートし、時間の節約にもつながります。

ミーティングのアジェンダ・議事録作成

ミーティングの効率を高めるために、ChatGPTを活用したアジェンダ作成は非常に効果的です。アジェンダが明確であれば、参加者は目的を理解しやすく、議論がスムーズに進行します。以下のステップで、ChatGPTを用いたアジェンダ作成のプロンプトを提案します。

アジェンダ作成のプロンプト例

ミーティングの目的を明確にする
- 「次のミーティングの目的は〇〇です。具体的な議題を考えてください。」
参加者リストを作成
- 「このミーティングには〇〇、△△、××が参加します。それぞれの役割を記載してください。」
議題をリストアップ
- 「以下のテーマに基づいて、議題を3つ挙げてください：〇〇、△△、××。」
時間配分を設定
- 「各議題に対して適切な時間配分を提案してください。」

例: アジェンダのフォーマット

時間	議題	担当者
10:00-10:15	オープニングと目的の確認	佐藤
10:15-10:45	新プロジェクトの進捗報告	鈴木
10:45-11:15	次期キャンペーンの戦略検討	田中
11:15-11:30	Q&Aセッション	全員

このように、ChatGPTを利用して効率的にアジェンダを作成することで、ミーティングの目的を達成しやすくなります。参加者全員が準備を整え、効果的なコミュニケーションが実現できるでしょう。

文章作成の効率化

ChatGPTを活用することで、文章作成のプロセスが大幅に効率化されます。

以下に、具体的なプロンプトの例を紹介します。

ブログ記事の作成プロンプト

あなたは経験豊富なブログライターです。以下の情報に基づいて、SEOに最適化された魅力的なブログ記事を作成してください。

1. 記事のテーマ: [テーマを挿入してください]
2. ターゲットオーディエンス: [オーディエンスの詳細を挿入してください]
3. キーワード: [キーワードを挿入してください]
4. 記事の目的:
   - 読者に情報を提供する
   - 特定のアクションを促す
   - ブランド認知を高める
5. 文章のトーン:
   - カジュアルで親しみやすい
   - 専門的で信頼性のある
6. 重要なセクション:
   - 導入部
   - 本文（サブセクションを含む）
   - 結論（まとめと行動喚起）

上記の情報を基に、記事の構成を考え、段落ごとに明確で簡潔な内容を提供してください。

コンテンツの要約プロンプト

あなたは要約作成の専門家です。以下のコンテンツを要約し、主要なポイントを簡潔に伝える要約を作成してください。要約は、オリジナルのコンテンツのエッセンスを保ちながら、短くわかりやすい形式にしてください。

1. コンテンツの種類: [ブログ記事/研究論文/レポートなど]
2. オリジナルの長さ: [文字数またはページ数]
3. 要約の目的:
   - 主要なポイントを強調する
   - 読者が短時間で内容を理解できるようにする
   - 次のアクションに繋げる
4. 必須要素:
   - 主な議論やアイデア
   - 重要なデータや統計
   - 結論または推奨事項

以下に、要約するためのオリジナルコンテンツを提供します:
---
[ここにオリジナルのコンテンツを挿入してください]
---
上記の内容を基に、要約を作成してください。

PDFドキュメント作成のプロンプト

あなたはPDFドキュメントの作成専門家です。以下の要件に基づいて、プロフェッショナルなPDFドキュメントを作成してください。ドキュメントは、視覚的に魅力的で読みやすい形式である必要があります。

1. ドキュメントのタイトル: [タイトルを挿入してください]
2. 主題/トピック: [トピックを挿入してください]
3. 目的:
   - 教育目的での使用
   - ビジネスプレゼンテーション用
   - プロジェクト報告書
4. ドキュメントの構成:
   - 表紙
   - 目次
   - 各セクション（導入、本文、結論など）
   - 参考文献や付録（必要に応じて）
5. 追加要素:
   - 図表やグラフの挿入
   - 箇条書きリストや番号付きリスト
   - 強調すべきポイントや引用

上記の情報を基に、各セクションの内容を考え、PDFドキュメントの骨組みを構成してください。各セクションには、簡潔で明確な文章を使用し、ビジュアル要素を効果的に活用してください。

データ処理のサポート

ChatGPTはデータ処理を効率化するための強力なツールです。特にデータ分析やExcel作業に関して、以下のようなプロンプトを活用することで業務のスピードと正確性を向上させることができます。

データ分析における質問テンプレート

質問の目的	質問例
データの特性理解	「このデータセットの基本統計量を教えてください。」
トレンドの把握	「過去3ヶ月の売上トレンドを分析してください。」
相関関係の検出	「XとYの間に相関はありますか？その強さを示してください。」
異常値の特定	「このデータセットに異常値は存在しますか？」
予測の実施	「今後の売上を予測するためのモデルを提示してください。」

このように、質問を具体的に設定することで、ChatGPTはより有用な回答を提供できます。データ分析の際は、目的を明確にした質問を用いることが成功のカギとなります。

Excel関数の提案

Excel関数を効果的に活用することで、データ処理の効率が大幅に向上します。ChatGPTを使用して、関数の提案を受けることが可能です。

SUM関数: セル範囲内の数値を合計します。
- 例: =SUM(A1:A10)
AVERAGE関数: セル範囲内の数値の平均を計算します。
- 例: =AVERAGE(B1:B10)
VLOOKUP関数: 別のテーブルからデータを検索し、取得します。
- 例: =VLOOKUP(C2, F1:G10, 2, FALSE)
IF関数: 条件に応じて異なる値を返します。
- 例: =IF(D1>100, "高", "低")

これらの関数を組み合わせることで、複雑なデータ分析も迅速に行えるようになります。ChatGPTに特定のデータセットを入力し、必要な関数の提案を受けることで、さらに効率的に業務を進めることができます。

業務フローにおけるChatGPTの具体的な活用事例

ChatGPTは、さまざまな業務フローにおいて特に効果的に活用できます。以下に、具体的な活用事例をいくつか紹介します。

①プロジェクト管理

ChatGPTはプロジェクト管理において、タスクの優先順位付けや進捗管理のサポートを行う強力なツールです。これにより、チームの生産性を向上させることができます。

タスクの優先順位付け

プロジェクトが複数のタスクで構成されている場合、どのタスクを優先すべきか迷うことがあります。以下のようなプロンプトを使用すると、効率的に優先順位を決定できます。

プロンプト例: 「次のタスクを重要度と緊急性に基づいて優先順位を付けてください。タスクのリスト: [タスク1, タスク2, タスク3]」

進捗管理のサポート

進捗管理では、各タスクの状況を把握することが重要です。ChatGPTに進捗状況を分析させることで、的確なフィードバックを得られます。

プロンプト例: 「プロジェクトのタスク一覧とそれぞれの進捗状況を教えてください。報告書に基づいて、遅れているタスクを特定してください。」

これらの機能を活用することで、プロジェクトの効率が大幅に改善されるでしょう。ChatGPTは、業務のスムーズな運営をサポートしてくれる頼もしい存在です。

②マーケティング戦略

ChatGPTは、マーケティング戦略においても強力なツールとして活用できます。具体的には、以下のような利用方法があります。

ターゲット層に向けたメッセージ作成
ChatGPTを用いることで、特定のターゲット層に最適化したメッセージを迅速に生成できます。例えば、商品の特徴や利点を強調したメッセージを作成する際に、ターゲットの興味やニーズを考慮してプロンプトを設定します。
キャンペーンのアイデア出し
新しいマーケティングキャンペーンを考える際、ChatGPTは多彩なアイデアを提供します。例えば、以下のようなプロンプトを使用することができます。

提案するプロンプト例	説明
「若年層向けのSNSキャンペーンアイデアを5つ提案してください。」	特定の層に向けたキャンペーンを明示的に求めることで、具体的なアイデアが得られます。
「エコ商品を販促するためのキャッチコピーを作成してください。」	商品特性を考慮したキャッチコピーを生成します。

このように、ChatGPTを活用することで、効率的かつ効果的にマーケティング戦略を構築することが可能です。

③顧客サポート

顧客サポートにおいて、ChatGPTは大変有効なツールです。特に以下のような活用法が考えられます。

1. FAQの自動応答システム

よくある質問（FAQ）に対して、即座に応答できるシステムを構築できます。これにより、顧客は24時間いつでも情報を得ることができ、サポート担当者の負担を軽減します。

2. 顧客からの問い合わせのスクリプト作成

顧客からの問い合わせに対して、適切な応答を生成するスクリプトを作成できます。これにより、担当者は一貫性のある対応が可能になります。

活用法	効果
FAQ自動応答システム	顧客満足度の向上、迅速な情報提供
問い合わせスクリプト	一貫した対応、迅速な問題解決

これらの活用により、顧客サポートの効率が飛躍的に向上し、顧客との関係構築にも寄与します。ChatGPTを導入することで、より迅速かつ正確なサービスを提供できるようになるでしょう。

ChatGPTプロンプトの書き方のコツ

効果的なプロンプトを作成することで、ChatGPTを最大限に活用できます。以下のポイントを参考にしてみてください。

具体的な指示を出す
- 例：『プロジェクトの進捗について報告書を作成してください。重要なポイントを3つ挙げてください。』
文脈を提供する
- 例：『マーケティングチーム向けに、製品Xの特徴を強調した広告文を提案してください。』
期待するアウトプットの形式を指定する
- 例：『次の会議に向けたアジェンダを箇条書きで作成してください。』
反復的に修正する
- 初回のプロンプトで得られた結果をもとに、さらに具体的な指示を追加することで、精度を高めることができます。

これらのポイントを心掛けることで、ChatGPTの応答がより的確になり、業務改善に役立つ情報を引き出しやすくなります。プロンプトの質が結果に直結するため、慎重に設計することが大切です。

プロンプトの効果的な設計方法

プロンプトを効果的に設計するためには、いくつかのポイントがあります。以下の方法を参考にしてください。

明確な目的を設定する
- 何を達成したいのかを具体的にすることで、より的確な回答を得ることができます。
具体的な指示を与える
- 簡潔かつ具体的に必要な情報や形式を指示しましょう。例えば、以下のように指定します。
  - 「レポートの要点を3つにまとめてください。」
  - 「顧客へのメール文を100文字以内で作成してください。」
文脈を提供する
- 必要に応じて背景情報を与えることで、AIがより適切な回答を生成します。例えば、
  - 「先週の会議で話し合った内容を踏まえて、次回の議題を提案してください。」
例を示す
- 参考になる例を提示することで、期待するアウトプットのイメージを明確にできます。

以下は具体例です。

プロンプト例	目的
「マーケティングキャンペーンのアイデアを3つ提案してください。」	アイデア出し
「次回会議のアジェンダを作成してください。」	準備作業の効率化

これらのポイントを押さえることで、ChatGPTから得られる回答の質が向上し、業務改善に寄与します。

具体例を用いたプロンプトの改善方法

具体的なプロンプトを用いることで、ChatGPTの効果を最大限に引き出すことができます。以下に、改善のための具体例とそのポイントを示します。

1. 明確な指示を与える

プロンプトを作成する際は、何を求めているのかを明確に示すことが重要です。例えば：

改善前: 「ブログ記事を書いてください。」
改善後: 「子育てに関するブログ記事を、親向けに300字程度で書いてください。」

2. 期待する形式を指定する

必要なフォーマットを指定することで、より具体的なアウトプットが得られます。

改善前: 「会議のアジェンダを作成してください。」
改善後: 「次回のプロジェクト会議のためのアジェンダを、項目ごとに箇条書きで作成してください。」

3. コンテキストを追加する

背景情報を提供すると、関連性の高い回答が得られます。

改善前: 「マーケティング戦略を考えてください。」
改善後: 「新製品のターゲット層が20代女性の際の、SNSを活用したマーケティング戦略を考えてください。」

このように、プロンプトを具体化することで、ChatGPTから得られるアウトプットの質が向上し、業務効率化に繋がります。

ChatGPT導入時の注意点とリスク管理

ChatGPTを業務改善に導入する際には、いくつかの注意点とリスク管理が重要です。以下に主要なポイントを示します。

セキュリティ・プライバシー問題

ChatGPTを業務改善に活用する際、セキュリティやプライバシー問題は非常に重要です。特に、機密情報を扱うビジネスシーンにおいては注意が必要です。

以下のポイントに留意しましょう。

データの取り扱い: ChatGPTに入力する情報は、個人情報や企業秘密を含まないようにしましょう。機密データを入力すると、意図せず漏洩するリスクがあります。
利用規約の確認: 利用するプラットフォームの規約を確認し、データがどのように管理されるかを理解しておくことが重要です。
アクセス制限: ChatGPTを使用する際は、適切なアクセス権限を設定し、必要な情報だけを共有するように心がけましょう。
定期的な監査: 使用状況を定期的に監査し、セキュリティ対策が適切に機能しているかを確認することも大切です。

これらの対策を講じることで、ChatGPTの導入によるセキュリティリスクを軽減し、安全な業務改善を実現することができます。

AI依存度のリスクとその対策

AIの活用が進む中、ChatGPTに依存しすぎるリスクが存在します。業務の効率化を図る一方で、以下のような問題が生じる可能性があります。

判断力の低下: AIに頼りすぎると、自分自身での意思決定能力が低下します。
情報の偏り: ChatGPTの提供する情報は訓練データに基づいているため、特定の視点に偏る恐れがあります。
セキュリティリスク: 機密情報がAIに送信されることで、情報漏洩のリスクが高まります。

これらのリスクに対処するためには、次のような対策が重要です。

人間の判断を重視する: AIは補助的なツールとして位置づけ、最終的な意思決定は人間が行うようにします。
複数の情報源を参照する: AIの提供情報に加え、自ら調査を行い、多角的な視点を持つことが必要です。
セキュリティ対策を強化する: 機密情報の取り扱いに注意し、必要であればデータの暗号化を行います。

これらの対策を講じることで、AI依存度を適切に管理し、業務改善を図ることができます。

まとめ

ChatGPTは、業務効率化を実現するための強力なツールです。その活用には適切なプロンプトの設定が欠かせません。本記事で紹介したプロンプト例を参考に、ぜひChatGPTを活用してみてください。

【期間限定】「生成AI入門講座」を今だけ無料公開中！

100分の動画講義と95枚のスライドで構成された「生成AI入門講座」を期間限定で無料公開しています。

この講座では、AIの基礎知識から、ChatGPTなどの生成AIツールの具体的な活用方法、さらにはAIが社会に与える影響まで、幅広い内容を学ぶことができます。

24のレッスンに分かれており、AIツールギャラリー上でいつでも受講できるので、自分のペースで学習を進めてくださいね。

※「生成AI入門講座」の無料公開は予告なく終了する場合がございます。

>> 「生成AI入門講座」はこちら

【完全無料】AI活用に迷っていませんか？今なら無料相談受付中！

AI活用を検討中の企業様向けに、無料相談サービスを開始しました。

業務効率化やプロセス改善に関する具体的なご提案から、導入方法のアドバイスまで、経験豊富な専門家がサポートいたします。

今すぐご相談いただければ、貴社のニーズに最適なAIソリューションをご提案します。

>> まずは無料でお気軽にご相談ください！

保存:

共有: