オフィス無人受付の導入ガイド｜企業受付のDX化

「受付スタッフの採用が難しい」

「受付業務を効率化して、スタッフには別の仕事をしてもらいたい」

「来訪者の記録管理をもっと効率化したい」

こうした課題を抱える企業が、オフィスの無人受付化を進めています。

本記事では、オフィス無人受付の導入を検討している企業向けに、システム選びから導入ステップ、セキュリティ対策まで詳しく解説します。

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企業受付の課題

多くの企業が受付業務で以下の課題を抱えています。

人手不足・採用難

受付スタッフの採用が難しく、人員確保に苦労している企業が増えています。特に、派遣スタッフに依存している場合、急な欠員リスクもあります。

人件費の負担

受付スタッフの人件費は固定費としてかかり続けます。年間400〜500万円程度の人件費は、経営を圧迫する要因になることも。

対応品質のばらつき

担当者によって対応の品質にばらつきが出ることがあります。また、引き継ぎや教育にも時間がかかります。

来訪者記録の管理

手書きの来訪者記録は、検索性が低く、セキュリティ監査時に対応が困難な場合があります。

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無人受付化のメリット

オフィス受付を無人化することで、以下のメリットが得られます。

1. 人件費の大幅削減

受付スタッフの人件費を削減できます。完全無人化の場合、年間400〜500万円の人件費がシステム月額費用（3〜15万円）に置き換わります。

2. 24時間対応

深夜・早朝・休日も来訪者対応が可能になります。営業時間外に来訪する取引先や、夜間の配送業者への対応も可能に。

3. 対応品質の均一化

AIならではの安定した対応品質を実現。誰が対応しても同じクオリティを維持できます。

4. 来訪者データのデジタル管理

来訪者情報を自動でデジタル記録。検索・集計・レポート作成が容易になり、セキュリティ監査にも対応しやすくなります。

5. セキュリティ強化

入退館ログの確実な記録、事前登録来訪者のQRチェックイン、不審者への対応強化など、セキュリティ面も向上します。

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無人受付システムの種類

オフィス向け無人受付システムには、主に以下の種類があります。

タブレット型

iPadなどのタブレットを受付カウンターに設置するシンプルなタイプ。

特徴	内容
初期費用	15〜30万円
月額費用	3〜8万円
メリット	低コスト、省スペース、シンプル
デメリット	視認性が低い、機能が限定的

向いている企業：中小企業、コスト重視、シンプルな受付業務

AIアバター型（モニター型）

大型モニターにAIアバターを表示し、音声対話で対応するタイプ。

特徴	内容
初期費用	30〜80万円
月額費用	5〜15万円
メリット	視覚的インパクト、多機能、先進的イメージ
デメリット	コストが高め、設置スペースが必要

向いている企業：大企業本社、来訪者が多い企業、ブランディング重視

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導入ステップ

オフィス無人受付を導入する際のステップを解説します。

ステップ1：現状分析

現在の受付業務を棚卸しします。

確認項目

• 1日あたりの来訪者数
• 来訪目的の内訳（打ち合わせ、配送、飛び込みなど）
• 受付業務にかかっている人員・時間・コスト
• 現在の課題・困りごと

ステップ2：要件定義

無人受付システムに求める要件を整理します。

確認項目

• 必要な機能（基本受付、多言語、案内、FAQ など）
• 連携したいシステム（入退館管理、予約システム、チャットツールなど）
• 予算（初期費用、月額費用の上限）
• 導入時期

ステップ3：システム選定

複数のベンダーから見積もりを取得し、比較検討します。

比較ポイント

• 機能
• 費用
• サポート体制
• セキュリティ
• 導入実績

ステップ4：導入準備

システム導入に向けた準備を行います。

準備項目

• シナリオ設計（対話フロー、FAQ など）
• データ準備（社員リスト、担当者連絡先など）
• 社内周知（使い方の説明、協力依頼）

ステップ5：設置・テスト

システムを設置し、動作テストを行います。

テスト項目

• 基本動作の確認
• 各種シナリオの動作確認
• 連携システムとの動作確認
• 想定外の操作・質問への対応確認

ステップ6：運用開始

本稼働を開始し、効果測定と継続改善を行います。

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セキュリティ対策

オフィス受付は、社内セキュリティの最前線です。無人化にあたっては、以下のセキュリティ対策が重要です。

来訪者認証

• 事前予約制：来訪予約のない訪問者への対応ルールを明確化
• QRコードチェックイン：事前発行したQRコードで本人確認
• 顔認証（オプション）：顔認識による本人確認

入退館管理連携

• セキュリティゲートとの連携
• 入退館ログの自動記録
• 許可されていないエリアへのアクセス制限

異常検知・通知

• 不審な行動の検知
• 長時間滞在への対応
• 緊急時のスタッフ呼び出し

データセキュリティ

• 来訪者データの暗号化
• アクセス権限の管理
• データ保管場所（国内サーバー）の確認

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有人対応との併用

完全無人化が難しい場合は、AIと人の役割分担を設計しましょう。

AIが対応するもの

• 予約済みの来訪者受付
• 担当者への取次ぎ
• よくある質問への回答
• 来訪者記録

人が対応するもの

• VIP来訪者への特別対応
• 複雑な要望への対応
• トラブル・クレーム対応
• セキュリティ上の判断が必要な場合

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まとめ

オフィス無人受付の導入ポイントをまとめます。

導入のメリット

• 人件費削減（年間400〜500万円 → 月額3〜15万円）
• 24時間対応の実現
• 対応品質の均一化
• 来訪者データのデジタル管理

導入のステップ

1. 現状分析
2. 要件定義
3. システム選定
4. 導入準備
5. 設置・テスト
6. 運用開始

成功のポイント

• 目的を明確にする
• AIと人の役割分担を設計する
• セキュリティ対策を総合的に考える
• スモールスタートで効果を検証する

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